Caisse – Guide du commerçant

Avec la caisse KAI-Pay, vous acceptez des paiements en bitcoin via Lightning, par exemple au comptoir ou sur un stand de marché. La caisse est une page distincte (kasse.kai-pay.net) sans clés : elle peut seulement créer des factures, mais pas envoyer d’argent. Chaque paiement va directement dans votre portefeuille KAI-Pay en auto-garde. Vous y voyez les clôtures journalière et mensuelle et pouvez effectuer des remboursements.

KAI-Pay est une bêta publique. La caisse est un terminal de paiement, pas une caisse enregistreuse (voir Limites).

1. Prérequis

Un portefeuille KAI-Pay avec ses 12 mots sauvegardés et confirmés dans l’application.
Une adresse Lightning : à créer dans le portefeuille sous « Recevoir ».
Internet sur l’appareil de caisse. Aucun compte ni aucune inscription n’est nécessaire.

2. Configurer la caisse

Dans le portefeuille, ouvrez le menu et choisissez « Caisse et clôture ». Tout en bas se trouve « Configurer la caisse ».
Si vous le souhaitez, saisissez un nom de caisse, par exemple « Comptoir 1 » ou « Marché ». Le lien et le code QR changent avec le nom.
Ouvrez la caisse :
- Sur le même appareil : « Ouvrir la caisse sur cet appareil ». La caisse s’ouvre dans un nouvel onglet ou, dans l’application Android, dans le navigateur.
- Sur un appareil de caisse dédié (p. ex. une tablette au comptoir) : scannez le code QR avec cet appareil, ou copiez ou partagez le lien et ouvrez-le sur cet appareil.

Le lien contient votre adresse Lightning, le nom de la caisse et une clé publique des reçus. Ces informations figurent dans la partie du lien située après « # » ; elles ne sont transmises à aucun serveur. La caisse les enregistre sur l’appareil de caisse. Lorsque vous ouvrez à nouveau kasse.kai-pay.net, elle démarre directement ; vous n’avez alors plus besoin du lien.

Si quelqu’un ouvre, sur un appareil de caisse déjà configuré, un lien avec une autre adresse ou une autre clé des reçus, la caisse demande confirmation avant de basculer. Ne confirmez que si vous l’avez configuré vous-même. La caisse et le portefeuille affichent l’empreinte de la clé des reçus ; vous pouvez la comparer.

3. Encaisser

Saisissez le montant : dans une monnaie locale (EUR, USD, GBP, CHF, CAD, AUD ou JPY, convertie au cours de mempool.space affiché avec son heure de mise à jour) ou en sat (« Saisir en sat »). Le cours est fixé pour la facture. En monnaie locale, la caisse n’encaisse qu’avec un cours récupéré il y a 5 minutes au plus et datant, selon mempool.space, de 30 minutes au plus.
« Encaisser » : la caisse affiche une facture sous forme de code QR.
Le client ou la cliente la scanne avec n’importe quel portefeuille Lightning et paie.
La caisse affiche « Payé » et un reçu de paiement numéroté. C’est un justificatif de paiement, pas un ticket de caisse. « Reçu en PDF » l’enregistre sous forme de fichier.

Messages de la caisse :

Annuler : une facture annulée peut encore être payée. Si le paiement arrive plus tard, la caisse le signale expressément.
Page rechargée : « Facture en attente reprise » – la caisse continue de vérifier la facture en cours. N’encaissez pas deux fois.
« Facture expirée – non payée » : encaissez à nouveau.
« Statut du paiement inconnu » (pas de connexion) : avant d’encaisser à nouveau, vérifiez la réception dans le portefeuille.
« Dernières factures » affiche les dernières factures de cet appareil (20 au maximum des 7 derniers jours). C’est toujours l’historique du portefeuille qui fait foi.

Encaisser avec des articles

« Gérer les articles » : nom, prix et devise du prix (monnaie locale ou sat), au choix catégorie et taux de taxe. Le taux de taxe n’est qu’une indication sur le reçu ; KAI-Pay ne calcule aucune taxe.
« Articles » : touchez les articles, modifiez la quantité avec − et +. Un panier a exactement une devise.
« Encaisser » : le total devient la facture. Les lignes, les prix et le cours sont fixés pour cette commande – les changements de prix ultérieurs ne modifient pas les reçus payés.

Les articles sont enregistrés uniquement sur l’appareil de caisse. « Exporter le catalogue » les enregistre dans un fichier ; reprenez-les dans une autre caisse ou dans le portefeuille (Caisse et clôture → Articles) avec « Importer le catalogue ». Le portefeuille n’a besoin du catalogue que pour afficher les lignes avec leur nom ; une nouvelle importation ne modifie pas les noms des articles déjà importés. Renommer un article crée un nouvel article dans la caisse, afin que les anciens reçus conservent leur nom.

Les lignes et les montants dans d’autres devises que l’euro n’arrivent dans le portefeuille que si la caisse a été configurée avec le lien de caisse actuel de votre portefeuille. Pour les caisses configurées avec un lien plus ancien : rouvrez une fois le lien de caisse dans le portefeuille. D’ici là, les lignes figurent uniquement sur le reçu de la caisse.

Reçu en PDF

La caisse et le portefeuille génèrent le reçu PDF sur l’appareil à partir des données enregistrées, sans serveur ; généré à nouveau, le même paiement donne le même fichier (même langue et même fuseau horaire). La caisse ne conserve des reçus que pour ses dernières factures (20 au maximum des 7 derniers jours). C’est un justificatif de paiement, ni une facture au sens du § 14 UStG (Allemagne), ni un ticket de caisse. Pour les remboursements, le portefeuille crée un reçu de remboursement distinct.

4. Nom de la caisse et plusieurs caisses

Le portefeuille n’enregistre pas le nom de la caisse. Ce nom voyage ainsi :

Le nom figure dans le lien. La caisse l’enregistre sur l’appareil de caisse, avec un identifiant d’appareil aléatoire et un compteur de reçus séquentiel.
À chaque paiement, la caisse envoie une note chiffrée : identifiant de l’appareil, nom de la caisse, numéro de reçu, montant en monnaie locale et cours, et pour les articles également les lignes. Seul votre portefeuille peut la lire.
Le portefeuille lit ces notes dans les paiements et, dans la clôture, les attribue aux différentes caisses.

Renommer : ouvrez le lien avec le nouveau nom sur le même appareil de caisse. L’identifiant de l’appareil et les numéros de reçu se poursuivent ; les paiements antérieurs conservent le nom qu’ils avaient alors.
Sans nom : la caisse conserve son nom précédent ou s’appelle « Caisse ».
Plusieurs caisses : configurez chaque appareil avec son propre nom. Deux appareils portant le même nom apparaissent dans la clôture sur des lignes séparées, et le portefeuille vous le signale.

5. Clôture journalière

Dans le portefeuille, sous « Caisse et clôture », choisissez un jour. Pour chaque caisse, vous voyez :

le nombre de paiements et le total en sat,
le montant selon la caisse par monnaie locale (au cours fixé pour la facture),
la plage des numéros de reçu ainsi que les numéros manquants ou en double,
les remboursements et le montant net.

En outre, le portefeuille indique les « Autres réceptions » (paiements à votre adresse qui ne sont pas passés par la caisse) et les paiements encore en attente.

6. Clôture mensuelle et export CSV

« Exporter le jour en CSV » ou « Exporter le mois en CSV » enregistre un fichier avec une ligne par transaction :

date, heure, caisse et numéro de reçu,
montant en sat et frais,
montant selon la caisse avec devise et cours,
identifiant de paiement et type (vente ou remboursement ; les remboursements en négatif).

À la fin figurent les totaux en sat et par monnaie locale.

Le portefeuille ne tient pas pour cela de livre de caisse propre. Il calcule la clôture à chaque fois à partir de l’historique des paiements. Vous pouvez donc exporter à nouveau n’importe quel mois passé, tant que les paiements figurent dans l’historique. Le portefeuille dérive la clé des notes de reçu de vos 12 mots ; même après une restauration, les notes restent lisibles.

L’export de la caisse ne contient que les paiements passés par la caisse. Pour une vue d’ensemble de toutes les recettes, exportez en plus l’historique du portefeuille en CSV ; il contient chaque paiement.

7. Remboursement

Dans le portefeuille, ouvrez dans l’historique le paiement provenant de la caisse et choisissez « Rembourser ».
Saisissez l’adresse Lightning ou la facture du client ou de la cliente. Vous pouvez rembourser au maximum le montant restant.
Vérifiez et confirmez. Le remboursement apparaît dans la clôture en négatif. Pour les adresses Lightning qui acceptent une note, le portefeuille joint « Remboursement du reçu … ».

Le portefeuille enregistre l’association « remboursement du reçu » uniquement sur l’appareil depuis lequel vous avez effectué le remboursement. Si un remboursement est encore en cours, le portefeuille vous avertit avant d’en effectuer un second.

8. Sécurité et données

Appareils du personnel : la caisse n’a pas accès à votre argent et ne peut rien envoyer. Les mots, le code PIN et le solde restent dans votre portefeuille.
Ce que voient les autres : la note de reçu est chiffrée. Les lignes ne sont transmises que dans cette note chiffrée ; sans clé des reçus, elles restent sur l’appareil de caisse. Le service de paiement voit néanmoins le montant, l’heure et votre adresse Lightning. Chiffrement ne signifie pas anonymat. Les détails figurent dans la politique de confidentialité (en anglais).
Appareils partagés : les données de la caisse (adresse, nom de la caisse, compteur de reçus, dernières factures, articles et devise choisie) sont enregistrées dans le navigateur de l’appareil de caisse. Sur des appareils tiers ou partagés, supprimez-les via « Autre adresse » ou en effaçant les données du navigateur.

9. Limites

Pas une caisse enregistreuse : la caisse n’est pas un système d’enregistrement électronique doté d’un dispositif technique de sécurité certifié (TSE) au sens de la KassenSichV (Allemagne). La question de savoir si vous êtes tenu d’utiliser une caisse enregistreuse dépend de votre activité réelle. Vous remplissez vous-même vos obligations d’enregistrement, de justificatifs et fiscales (Conditions d’utilisation (en anglais)).
Montant selon la caisse : la note de caisse n’est pas liée de manière fixe au paiement ; quiconque connaît le lien de caisse pourrait créer une note correspondante. Le portefeuille compare le montant, le cours et les lignes aux sat payés et signale les écarts importants par rapport au cours du jour. Le remboursement porte toujours au maximum sur le montant payé en sat.
Vue d’ensemble, pas une comptabilité : la clôture et le CSV sont un récapitulatif des paiements pour vous. Ils ne contiennent ni ventilation de la TVA ni rapport de caisse ; vous pouvez les utiliser comme base pour votre comptabilité.
Bêta : les fonctions peuvent changer. Sauvegardez régulièrement les exports mensuels. Nous n’avons pas encore vérifié de manière définitive si, après un changement d’appareil, toutes les notes de reçu sont intégralement récupérées.

Des questions ? Questions fréquentes ou kontakt@kai-pay.net.